Kies op frequentie, tijd en foutgevoeligheid
Automatiseer eerst wat vaak gebeurt, meetbaar tijd kost en gevoelig is voor fouten. Leadopvolging en rapportage voldoen daar bijna altijd aan.
Schrijf op hoeveel keer per week een stap voorkomt en hoeveel minuten hij kost. Zonder dat cijfer kun je achteraf niet bepalen of de automatisering iets heeft opgeleverd.
Uitzonderingen bepalen het succes
Elke flow werkt in de demo. In de praktijk lopen ze vast op de aanvraag zonder telefoonnummer, de klant die twee keer invult of de order die handmatig is aangepast.
Breng uitzonderingen vooraf in kaart en bepaal per geval of de automatisering hem afhandelt of doorzet naar een mens.
Snelheid van opvolging is het echte doel
Bij inkomende aanvragen bepaalt de reactietijd een groot deel van de conversiekans. Automatisering die de eerste reactie van uren naar minuten brengt, levert vaak meer op dan welke campagneoptimalisatie ook.
Meet daarom niet alleen bespaarde uren, maar ook de tijd tot eerste reactie en de conversie van aanvraag naar klant.
Houd het klein en overdraagbaar
Eén werkende flow met documentatie is meer waard dan vijf halve. Zorg dat je team begrijpt wat er gebeurt en handmatig kan ingrijpen.
Evalueer na een maand: wat is er misgegaan, welke uitzondering kwam vaker voor dan verwacht, en wat is de volgende stap.
Verder met dit onderwerp: ai & automatisering bij YA Digital. Bekijk ook een vergelijkbare case.